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浅谈效益审计中取证方法的应用
2013-03-22 14:02:57 作者:黄娟 余红 苏延明 徐云 来源: 浏览次数:

作者: 黄娟  余红  苏延明  徐云


 

      

效益审计中,针对不同的审计目标,审计方法更为灵活多样,通过科学的审计取证方法获得审计证据是效益审计工作的重要环节。本文分析了效益审计中,审计证据获取的的原则和方法,着重介绍了观察法和调查问卷法。  

关键词:效益审计 取证方法 观察法 调查问卷法  

   

由于效益审计涉及的范围要比财政财务审计和财经法纪审计的范围大得多,贯穿其中的资金流动更为复杂,相应的证据收集更为困难,所获取审计证据的证明力和审计评价的难度也更大,审计人员想要提高效益审计的质量和效率,降低审计风险,在审计过程中有效地选用审计方法,灵活的运用取证方法就显的尤为重要了。  

一、效益审计的涵义    

效益审计是指对被审计单位管理和使用资源的有效性进行检查和评价的活动。这里的“有效性”主要包括四个方面:  

经济性,是指以最低的投入达到目标,简单的说就是投入是否节约。  

效率性,是指产出与投入之间的关系,包括以最小的投入取得一定的产出,简单地说就是支出是否讲究效率。  

效果性,是指目标的实现程度,即多大程度上达到了政策目标、经营目标和预期结果。简单的说就是是否达到目标。  

合规性,是指对法律法规的遵循情况。例如项目的运作是否存在违反法律、法规、合同或者协议的行为。  

二、效益审计的主要取证方法    

效益审计和财政财务审计、财经法纪审计相比,在审计的基本原理和程序方面都是相同的,之间的差别主要表现在审计目标、审计方向以及所依据的审计标准不同,由此所采用的审计方法也有所不同。  

(一)、效益审计的特点    

效益审计特点      

 

       

财政财务审计      

财经法纪审计      

效益审计      

 

审计目标      

财政财务收支及      

相关经济活动的      

真实性和合法性      

对严重违反财经法纪的行为所作的专案审计      

对资源管理和      

使用的有效性      

发表审计意见      

 
 
 

审计范围      

和方向      

对历史财务信息进行      

审计和评价      

对未来情况      

进行分析预测      

 
 

评价标准      

法律法规,有关准则和制度      

项目目标不同,      

评价标准不同      

 
 

审计方法      

相对固定      

多样,几乎社会      

科学研究方法      

都可用      

 
 

(二)、效益审计取证方法的特点    

效益审计主要采用的取证方法有:审阅法、观察法、访谈法、调查问卷、文献研究、研讨会法、准实验法等。审计人员必须在掌握这些具体取证方法的上,才能灵活运用,有效整合审计资源,满足效益审计的需要。  

以下是效益审计主要取证方法的特点:  

     

 

效益审计取证方法特点表

 

       

 

名称        

优点        

缺点        

适用情况        

 

审阅法      

直接明了、可信度高      

工作量大,无法证明      

资产确实存在      

充分了解书面文件的性质,并对其相关性、可靠性作出合理判断      

 
 

观察法      

客观了解审计项目      

运行信息      

无法为权利和义务或      

资产计价认定提供      

可靠审计证据      

正在进行中的审计      

事项,验证实物      

资产的存在性      

 
 

访谈法      

根据被访者的情绪、      

状况进行深入沟通,      

便于了解更多审计事项      

需要沟通技巧,获取的审计证据需要进一步证实      

获取审计事项的      

背景知识,分析      

造成问题的原因      

 
 

调查      

问卷      

调查范围、层次广泛,      

信息量大,可信度高      

设计表格,汇总数据耗时,工作量大      

收集其他方式不易获得且对于证明观点      

具有重要参考价值      

的信息      

 
 

文献      

研究      

可借助系统的文件索引获得有参考价值的数据信息       

间接的资料,要对其      

内容可靠性进行评价      

研究领域已存在      

大量文献资料       

 
 

研讨      

会法      

获得专家的帮助,      

确定衡量方法,      

公开辩论澄清事实      

组织举办耗时,      

成本高      

用于审计的不同阶段,特别是针对初步调查结果和有关审计结论进行讨论时      

 
 

在这里主要介绍一下观察法和调查问卷法:  

1、观察法的应用及注意事项  

观察法是效益审计的主要取证方法之一,但是应用起来效果往往不尽如人意,其原因主要是未真正掌握审计中观察的技法。观察法注意应以下几点:  

第一、在不告知被审计单位有关人员的情况下,按照掌握的线索和发现的疑点,对被审计单位的经营场所、有形资产和有关业务活动及内部控制程序进行实地查看。确立具体的观察目标,用心观察,观察中勤作审计观察笔记,并对审计记录进行整理归纳,以便获得充分有效的证据,通常用于被审计单位不积极配合审计机关查处案件时使用,在实际运用时往往能达到意想不到的效果。  

第二、培养观察意识,保持职业敏感性,锻炼现场观察的能力。无论对什么审计项目的取证,都要先有观察意识,还要善于联想、思索,要将观察与思索结合起来,才能充分体现观察在审计取证中的重要作用。例如,2010年我们在做《涉及全校业务费预算执行情况》项目的审计时,曾去某印刷厂送达审计通知书并了解情况,期间对其办公地点及周边环境进行了观察。在之后的实质性测试中,通过对其会计凭证的抽查,发现其负责人报销的话费中,除去手机费,还有两部办公电话的固定话费。联想之前实地观察情况,只在其办公桌上发现一部电话。由此疑点入手,通过对凭证的追查,发现其中一部电话实为家庭电话,于2007年变更户名为办公电话,之后话费一直由印刷厂报销。  

第三、观察法需要与其他审计取证方法密切结合使用。在实际工作中,观察法虽然能够取得一些线索和疑点,但为保证审计证据的客观性、相关性、充分性、合法性,观察法往往需要配合其他审计取证方法深入核实查证,比如说询问、函证、计算、分析性复核等方法。以便取得直接证据形成审计结论。在对某学院原院长离职经济责任审计项目中,去其学院走访,实地查看了固定资产等仪器设备,发现有些设备很新,外罩包装布,少有用过的痕迹,感觉利用率不高。但是仪器设备的购置费往往话费数万元。后来了解到部分项目存在年底或者是解题前集中花钱的情况。这种情况的存在无形中造成了科研经费的浪费,降低了科研经费使用的效率和效益。而我们做效益审计的很多时候,往往由于任务重时间短,只是的对设备的数量金额做简单的登记,或者是单纯确定其存在性。  

2、调查法的应用及注意事项  

调查问卷法是一种收集标准化信息的取证方法,因其具有强说服力,能够广泛的收集数据资料,已越来越多的被应用于效益审计取证中。调查法的形式多种多样,主要有:全面调查、抽样调查、网上调查、委托调查等等。  

由于审计目标不同,调查的范围规模不同,对全面调查和抽样调查的选取也不同。  

网上调查是近年逐步兴起的取证方法,指调查参与者进入专门设立的网址 ,直接在计算机上完成调查问卷 ,并由计算机对调查反馈的信息进行即时处理后 ,发送至工作表或数据库的方法。其主要优点是省去了数据登录成本,并能根据调查反馈者提供的答案对相应的问题进行自动排序,从而减少调查工作中的差错,并节省调查反馈者和调查管理者的时间。其主要缺陷是调查总体局限于网络使用者。因此,只有在所有的调查对象有条件上网或收发电子邮件并且调查问卷简洁易于完成的情况下,才使用这种调查方法  

委托调查是将大多数的调查项目部分或全部委托给调查研究机构来完成。这些机构提供的服务包括调查问卷设计、调查问卷管理 、与调查反馈者面谈、民意调查、制定抽样调查策略 、数据登录和分析 、汇总表格和报告。但审计部门,必须对调查项目进行管理并与承担调查的委托机构保持定期联系。  

由于调查法不仅耗费时间而且成本高昂,所以审计部门在考虑使用调查法收集信息时,要进行初步评价,如果能预见调查反馈率低或者调查成本超过调查收益,则不宜采取调查法。要提高调查反馈率,降低调查成本,就要注意以下几个环节:  

第一,一份完整调查问卷在调查问题之前应该对调查做出必要的说明,说明书的篇幅应尽可能简短,但信息应充足、清晰,解释收集有关信息的原因,以帮助参与者全面完成调查问卷。如果对调查说明不够清晰,将会降低参与者的信任和兴趣及参与人数,或问卷收回率。尤其在收集参与者个人信息时,要尽可能简单。避免有些参与者由于担心个人信息被泄露或滥用,甚至遭到报复,而拒绝参与调查,或者填写虚假信息。其结果同样是降低问卷的回收率,并且可能影响调查结果的可信度,加大审计风险。  

第二,调查问卷提出的问题要恰当,不宜过多且避免产生歧义。调查所提出的问题,应当围绕调查要解决的问题来设计,要与审计需回答的问题有直接关联,尽可能简单明了。如果调查内容过多,会使参与者没有耐心完成全部调查问卷。如果一份调查问卷在10分钟之内还无法完成,一般的参与者都难以忍受,除非这个调查对他非常重要,或者是为了其他目的才参与调查,即使完成了调查,也隐含一定的审计风险,比如被调查者没有充分理解调查问题的含义,或者没有认真选择问题选项,最终会降低调查结果的可信度。如果问题有歧义,参与者难以决定最合适的选项,同样会影响调查可信度。  

第三,注意重要问题选项。有些问题的回答可能很难全部罗列出来,但至少不能遗漏重要的问题选项,因为任何一项重要信息的遗漏都可能意味着调查结果价值的降低。要使参与者能够从答案中选择到自己认为最合适的选项,要求设计者首先对调查对象做深入专业的了解和分析。当然也可以在调查表中设置“其他”选项,但如果调查结果中选择“其他”的比例较高,那么就说明对于这个问题的选项设置不尽合理,甚至有可能遗漏了某些重要问题,最终也会降低调查结果的可信度(见附表)。  

将反馈回来的信函、邮件等调查问卷数据资料直接输入到EXCEL等工具表或者数据库中。在输入数据时,对调查反馈情况分类汇总,借助软件,利用各种分析复核方法生成汇总数字和图表,提高调查人员分析调查数据的效率。  

当然,以上介绍的各种取证办法只是几种最常用的效益审计的数据收集方法。效益审计的方法多中多样,无需固定,几乎社会科学研究的方法在效益审计中都可能应用到。但无论采取何种取证方法,都要求审计人员坚持客观公正的态度,运用恰当的方法,取得强有力的证据,从而提高审计效率,降低审计风险。 

     

 

 

附表:                     绩效考核调查表  

一、说明:  

1、本部门拟采用本次调查,了解您眼中的绩效管理及执行过程中的不足之处,以便做出改善的措施。  

2、本调查问卷为选择题,您只需在认为最复核的答案上大“√”。  

3、感谢您的积极参与,本调查表的任何信息都将严格保密,请您放心作答。  

职务______ 级别_____  工作年限______  工作部门______(可以不填)  

二、问卷部分:

序号      

问题      

答案      

备注      

1

您了解本部门绩效管理理念,发展规划及各项规章制度吗?      

A很了解 B基本了解 C不了解      

如果选择C请简要说明理由      

2

您认为本部门绩效管理理念,发展规划及各项规章制度执行的如何?      

A很彻底 B不太彻底 C流于形式      

如果选择C请简要说明理由      

3

您认同自己的工作在本部门中所起的作用吗?      

A充分认同 B一般认同 C没有感觉      

如果选择C请简要说明理由      

4

您是否对主管人员下达的工作指示无所适从过?      

A经常有 B偶然有 C没有      

如果选择C请简要说明理由      

5

您是否有过对工作安排,任务分配的合理性、效率性产生疑问?

A经常有 B偶然有 C没有      

如果选择C请简要说明理由      

6

您觉得对您现在的工作岗位而言,有无必要掌握更多的知识与技能?

A非常有必要 B一般 C无必要      

如果选择C请简要说明理由      

7

您是否觉得有时候忙的不可开交,有时又无所事事?      

A经常有 B偶尔有 C没有      

如果选择C请简要说明理由      

8

您认为自己现在的工作效率能提高吗?      

A B有可能 C不可能      

如果选择C请简要说明理由      

9

您认为提高现岗位的工作效率主要取决于旁述的那些问题?      

A科学的工作计划、合理的任务分配 B技术设备的支持 C公平的收入分配   D良好的组织氛围      

       

10

您认为本部门的工作气氛属于旁述那种?      

A融洽、松弛 B融洽、紧张 C冷淡、紧张 D冷淡、松弛      

       

11

您觉得目前部门的绩效管理体系对部门的发展?      

A非常大的帮助 B有一定支持 C不确定 D有一定负面影响 E有很大负面影响      

如果选择DE请简要说明理由      

12

您觉得部门目前绩效管理体系对教职工的激励性是?      

A非常强的激励 B比较强的激励 C不确定 D激励性不够 E非常差      

如果选择DE请简要说明理由      

13

您对目前本部门绩效管理体系制定的公平性和公正性的评价是?      

A非常公平公正 B比较公平公正 C不确定 D不够公平公正 E完全没有公平公正      

如果选择DE请简要说明理由      

14

您对目前部门绩效管理体系先进性的评价是?      

A具有非常好的先进性和远见性   B具有一定的先进性和远见性 C不确定 D有些过时 E非常过时      

如果选择DE请简要说明理由      

15

您认为本部门目前的绩效管理制度直接代表着谁的利益?      

A绝大多数教职工 B部分教职工 C不确定 D少数人的利益 E个别人的利益      

如果选择DE请简要说明理由      

16

您对目前本部门绩效管理体系考核的公平性和公正性的评价是?      

A非常公平公正 B比较公平公正 C不确定 D不够公平公正 E完全没有公平公正      

如果选择DE请简要说明理由      

17

您认为绩效考核组在过去一年开展的工作      

A卓有成效 B基本可以 C不确定 D较差 E非常差      

如果选择DE请简要说明理由      

18

您认为本部门绩效管理制度的执行情况?      

A非常严格 B比较严格 C不确定 D较差 E非常差      

如果选择DE请简要说明理由      

19

就您的更感受和所闻,广大教职员工对绩效管理的评价是?      

A非常好 B比较好 C不确定 D较差 E非常差      

如果选择DE请简要说明理由      

20

就您的更感受和所闻,本部门管理人员对绩效管理的评价是?      

A非常好 B比较好 C不确定 D较差 E非常差      

如果选择DE请简要说明理由      

21

您认为本部门的绩效管理使得内部控制制度较前一年?      

A改善很多 B有所改善 C不确定 D有所恶化 E非常恶化      

如果选择DE请简要说明理由      

 

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